Privacybeleid Procelexa

1. Algemene informatie

2. Wie zijn wij?

Wij zijn een softwareleverancier die zakelijke klanten een AI-oplossing biedt. Als verwerker van persoonsgegevens bieden wij de technische infrastructuur en tools aan waarmee klanten (de verwerkingsverantwoordelijken) persoonsgegevens kunnen verwerken. Wij slaan zelf geen persoonsgegevens op en hebben geen invloed op de gegevens die door onze klanten in ons systeem worden ingevoerd. Welke persoonsgegevens via onze AI-oplossing worden verwerkt, is dus volledig afhankelijk van het gebruik door de klant.

3. Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken van onze klanten alleen naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersonen van onze klanten. Dat doen we om contact op te nemen kunnen met vragen over het contract en de samenwerking en om facturen te kunnen sturen.

De gegevens die in ons systeem worden verwerkt, kunnen onderstaande gegevens zijn, maar het uiteindelijke overzicht is afhankelijk van het gebruik door de klant zelf:

• Identificatiegegevens: zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres van gebruikers van onze klanten.
• Bedrijfsinformatie: zoals naam van de organisatie, functie, afdeling.
• Gegevens naar aanleiding van de dienstverlening van de klant: zoals verzuimgegevens, medische gegevens of administratieve gegevens.

Wij bewaren deze gegevens niet en hebben geen toegang tot de inhoud van de door onze klanten ingevoerde gegevens, behalve voor de technische ondersteuning die wij bieden, indien nodig.

4. Doelen van de gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens enkel in opdracht van onze klanten en voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden van onze AI-oplossing: De AI-oplossing is een tool die door klanten wordt gebruikt om bepaalde analyses en verwerkingen uit te voeren op hun eigen gegevens.
• Ondersteuning en onderhoud: Wij kunnen toegang krijgen tot gegevens om klanten te ondersteunen bij technische problemen of om de werking van de software te verbeteren, maar altijd binnen de grenzen van wat nodig is om de dienst te verlenen.
• Beveiliging en kwaliteitscontrole: Wij verwerken gegevens om onze systemen veilig te houden en de kwaliteit van onze diensten te waarborgen.

Wij verzamelen of gebruiken geen gegevens voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

5. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

• Verwerkingsverantwoordelijke: De klant die gebruik maakt van onze AI-oplossing is de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat zij bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld en waarom.
• Verwerker: Wij fungeren als verwerker van de persoonsgegevens in de zin van de AVG die door onze klanten worden ingevoerd. Dit betekent dat wij persoonsgegevens enkel verwerken in opdracht van de klant en dat wij geen eigen doeleinden hebben voor de verwerking van deze gegevens.

6. Grondslagen voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens door ons gebeurt uitsluitend op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een contract: Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten aan de klant te leveren, zoals beschreven in de overeenkomst tussen ons en de klant. De klant is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens in onze AI-oplossing.
• Wettelijke verplichting: Indien wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verwerken (bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden), zullen wij dit doen.
• Gerechtvaardigd belang: Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor technische ondersteuning, onderhoud van de systemen en om de veiligheid van onze diensten te waarborgen.

7. Opslag en beveiliging van persoonsgegevens

Wij slaan geen persoonsgegevens van onze klanten op. Alle gegevens die door de klant worden ingevoerd, worden slechts tijdelijk opgeslagen op onze cloud servers voor de duur van de verwerking en worden daarna verwijderd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, waaronder versleuteling, toegangsbescherming en veilige netwerken. Uiteraard zien wij het als onze verantwoordelijkheid om onze klanten te informeren over een verantwoord en juist gebruik van de AI-oplossing en faciliteren wij veilig gebruik.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant, of indien dit wettelijk vereist is.

In geval van gebruik van subverwerkers voor technische ondersteuning of infrastructuur, zorgen wij ervoor dat er een verwerkersovereenkomst is afgesloten die voldoet aan de vereisten van de AVG.

9. Bewaartermijn

Wij bewaren geen persoonsgegevens zelf. De persoonsgegevens die in onze AI-oplossing worden verwerkt, worden opgeslagen zolang de klant dit nodig acht en in overeenstemming met de afspraken tussen ons en de klant. Nadat de klant de gegevens niet langer nodig heeft of het contract eindigt, worden de gegevens volledig verwijderd.

10. Rechten van betrokkenen

Omdat wij slechts de verwerker zijn van persoonsgegevens, dient de klant als verwerkingsverantwoordelijke ervoor te zorgen dat de betrokkenen (de personen wiens gegevens worden verwerkt) op de hoogte zijn van hun rechten en dat deze rechten kunnen worden uitgeoefend.

De rechten van betrokkenen onder de AVG zijn onder meer:

• Recht op inzage: De betrokkene kan verzoeken om een kopie van hun gegevens.
• Recht op rectificatie: De betrokkene kan verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering: De betrokkene kan verzoeken om gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op beperking van de verwerking: De betrokkene kan verzoeken om de verwerking van gegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: De betrokkene kan verzoeken om hun gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: De betrokkene kan bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in het privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om te voldoen aan de wetgeving of wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten. Alle wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en, indien van toepassing, zullen we u informeren via e-mail of een andere geschikte communicatie.

12. Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens:

Wilt u een klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Procelexa? U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.