Mag ik een gesprek met een patiënt of medewerker opnemen?

Ja, mits u de betrokkene vooraf informeert en een geldige grondslag heeft onder de AVG. U blijft regievoerder over wat wordt vastgelegd en verwerkt. Als de betrokkene bezwaar maakt, legt u de opname niet vast.

Moet ik expliciet toestemming vragen?

Informeren is altijd verplicht. Of u daarnaast expliciete toestemming nodig heeft, hangt af van de grondslag waarop u zich baseert. Bespreek dit binnen uw organisatie of met uw functionaris gegevensbescherming en leg uw werkwijze vast.

Wat als de patiënt of medewerker geen opname wil?

Dan neemt u niet op. U kunt het gesprek altijd handmatig of via een tekstinvoer vastleggen. De betrokkene houdt het recht om bezwaar te maken; u respecteert dat te allen tijde.

Opname & toestemming

Een gesprek opnemen om sneller te kunnen documenteren mag — als u de patiënt of medewerker vooraf zorgvuldig informeert. Op deze pagina leest u hoe u dat doet, wat de AVG van u vraagt en hoe ProceLexa u ondersteunt terwijl u in de regie blijft.

Op deze pagina

Waarom u vooraf informeert

Een gesprek opnemen om het daarna sneller te kunnen documenteren is toegestaan, mits u zorgvuldig handelt. De kern is eenvoudig: de persoon tegenover u weet vooraf dat het gesprek wordt opgenomen, waarom dat gebeurt en wat ermee gebeurt. Dat is niet alleen een wettelijke verplichting (de informatieplicht onder de AVG), maar ook de basis voor vertrouwen.

Onder de AVG verwerkt u persoonsgegevens — en in de zorg vaak ook bijzondere (medische) gegevens. Dat vraagt om een geldige grondslag en om transparantie. U informeert daarom altijd vooraf, legt vast hoe u dat doet, en respecteert het wanneer iemand bezwaar maakt.

Informeer

Vertel vooraf dat u het gesprek opneemt, met welk doel en hoelang de gegevens worden bewaard.

Leg vast

Noteer kort in het dossier dat en hoe u de betrokkene heeft geïnformeerd over de opname.

Respecteer

Maakt iemand bezwaar? Dan neemt u niet op en legt u het gesprek op een andere manier vast.

De patiënt informeren

Breng de opname op een natuurlijke, geruststellende manier ter sprake aan het begin van het consult. Een korte, heldere uitleg volstaat meestal. U kunt bijvoorbeeld zeggen:

“Ik neem ons gesprek op zodat ik u mijn volle aandacht kan geven en daarna een goed verslag kan maken. De opname wordt direct omgezet naar tekst en niet bewaard. Vindt u dat goed?”

Leg in begrijpelijke taal uit:

Wat u opneemt: het gesprek, om uw verslaglegging te ondersteunen.
Waarom: zodat u tijdens het consult aandacht houdt voor de patiënt in plaats van voor het toetsenbord.
Wat ermee gebeurt: de audio wordt omgezet naar tekst en niet opgeslagen; het verslag bewaart u in het dossier.
Hun keuze: de patiënt mag bezwaar maken, zonder gevolgen voor de zorg.

De medewerker informeren

In de arbo- en verzuimpraktijk geldt dezelfde zorgvuldigheid, met een extra aandachtspunt: het verzuimgesprek raakt aan de arbeidsverhouding. Transparantie is hier extra belangrijk, zodat de medewerker weet dat de opname alleen dient om de verslaglegging te ondersteunen.

Informeer vooraf, niet achteraf

Vertel aan het begin van het gesprek dat u opneemt en met welk doel. Doe dit ruim voordat het inhoudelijke deel begint.

Scheid medisch en niet-medisch

Als bedrijfsarts deelt u geen medische details met de werkgever. De opname en het rapport blijven onder uw medisch beroepsgeheim; alleen de toegestane informatie wordt gedeeld.

Geef ruimte voor bezwaar

Maakt de medewerker bezwaar tegen de opname? Dan legt u het gesprek op een andere manier vast. Een opname is nooit een voorwaarde voor het gesprek.

Hoe ProceLexa u ondersteunt

ProceLexa is ontworpen om u te helpen zorgvuldig en AVG-proof te werken — met u altijd in de regie.

Audio wordt nooit opgeslagen

De opname wordt direct omgezet naar tekst. Alleen de transcriptie en het rapport worden versleuteld en tijdelijk bewaard binnen uw zelfgekozen bewaartermijn.

U houdt de regie

U bepaalt wat wordt vastgelegd, beoordeelt elk rapport en blijft eindverantwoordelijk. Niets gaat de deur uit zonder uw akkoord.

ISO 27001 & EU-verwerking

Gegevens worden versleuteld verwerkt binnen de EU, volgens de AVG. ProceLexa traint niet op uw data.

Geen opname? Ook tekst kan

Wil iemand niet dat u opneemt? Dan legt u het gesprek vast via een tekstinvoer en gebruikt u ProceLexa alsnog voor een gestructureerd rapport.

Praktische checklist

Loop deze punten kort na voordat u een gesprek opneemt:

Ik heb de patiënt of medewerker vooraf geïnformeerd over de opname.
Ik heb uitgelegd waarom ik opneem en wat ermee gebeurt.
Ik heb gecontroleerd dat de betrokkene geen bezwaar heeft.
Ik heb in het dossier kort vastgelegd dat ik heb geïnformeerd.
Ik weet dat ik elk rapport zelf beoordeel en eindverantwoordelijk blijf.

Veelgestelde vragen

Mag ik een gesprek met een patiënt of medewerker opnemen?: Ja, mits u de betrokkene vooraf informeert en een geldige grondslag heeft onder de AVG. U blijft regievoerder over wat wordt vastgelegd en verwerkt. Als de betrokkene bezwaar maakt, legt u de opname niet vast.
Moet ik expliciet toestemming vragen?: Informeren is altijd verplicht. Of u daarnaast expliciete toestemming nodig heeft, hangt af van de grondslag waarop u zich baseert. Bespreek dit binnen uw organisatie of met uw functionaris gegevensbescherming en leg uw werkwijze vast.
Wordt de audio van het gesprek bewaard?: Nee. ProceLexa zet de opname direct om naar tekst en bewaart de audio niet. Alleen de transcriptie en het rapport worden versleuteld en tijdelijk bewaard binnen uw zelfgekozen bewaartermijn.
Wat als de patiënt of medewerker geen opname wil?: Dan neemt u niet op. U kunt het gesprek altijd handmatig of via een tekstinvoer vastleggen. De betrokkene houdt het recht om bezwaar te maken; u respecteert dat te allen tijde.