Ga naar hoofdinhoud
ProceLexa

Werken vanuit Planningsagenda

U klikt in een dossier in Planningsagenda op de ProceLexa-knop en werkt daarna in ProceLexa verder. Op deze pagina leest u hoe zo'n sessie verloopt: wat er wordt vastgelegd, hoe u de documenten van één gesprek naar het dossier verstuurt, en wat u daarna nog kunt aanpassen.

Op deze pagina

Zo begint een sessie

In Planningsagenda opent u het dossier en klikt u op de ProceLexa-knop. Er opent een nieuw tabblad waarin u al bent ingelogd; Planningsagenda blijft in het tabblad ernaast openstaan. U hoeft niets in te stellen — u kunt meteen opnemen.

Vertel de ander wel eerst dat u het gesprek opneemt. Wat u daarover afspreekt en vastlegt, leest u in Toestemming voor opnemen.

Controleer het account

Bovenaan het opnamescherm staat een blauw blok met uitleg over deze sessie. Staat daar een e-mailadres bij, controleer dan of dat van u is. Klopt het niet? Sluit het tabblad en neem contact op met uw beheerder — werk nooit verder in het account van een collega.

Terug naar Planningsagenda

Staat er in dat blok een knop terug naar het dossier, gebruik die dan pas als u klaar bent: u verlaat ProceLexa ermee. Wilt u tussendoor iets in Planningsagenda nakijken, wissel dan van tabblad — zo houdt u uw sessie open.

Wat wordt vastgelegd — en wat niet

ProceLexa verwerkt niet meer dan nodig is om uw documenten te maken. Wat er gebeurt met het gesprek en met de gegevens uit Planningsagenda, staat hieronder.

De opname wordt nooit opgeslagen

De audio wordt direct omgezet naar tekst en daarna niet bewaard. Alleen die tekst — het transcript — en de documenten die u ervan laat maken, blijven binnen deze sessie staan.

Uit het dossier komt geen inhoud mee

Planningsagenda geeft aan ProceLexa door wie u bent, om welk dossier het gaat en eventueel een hint over welk document u gaat maken en een link terug — zodat uw werk straks op de juiste plek terechtkomt. De inhoud van het dossier wordt niet opgehaald en is in ProceLexa dus ook niet te zien.

De sessie heeft een bewaartermijn

Een sessie blijft hoogstens 24 uur bewaard, en korter als uw organisatie dat zo heeft ingesteld; meestal ziet u bovenaan het scherm hoelang nog. Daarna kunt u er niet meer bij en worden transcript en documenten kort daarop automatisch en definitief verwijderd. Het dossier in Planningsagenda is de blijvende bewaarplek — verstuur dus op tijd wat u wilt bewaren.

Eén gesprek, meerdere documenten

Van één consult maakt ProceLexa de documenten die u nodig heeft — bijvoorbeeld een verslag én een ingevuld formulier. Op het laatste scherm, het overzicht, staat elk document op een eigen regel. U verstuurt ze stuk voor stuk naar het dossier, elk onder een eigen documenttype.

Eerst nalezen, dan versturen

Lees elk document na voordat u het verstuurt. Klopt er iets niet, ga dan terug naar de eerdere stappen: corrigeer het transcript en laat het document opnieuw maken.

Eén document: “Verstuur naar dossier”

Elke regel heeft een eigen verzendknop. Na het versturen ziet u op die regel staan dat het document in het dossier van Planningsagenda staat, met de datum erbij. Die status blijft ook staan als u de pagina later opnieuw opent.

Meerdere tegelijk

Staan er meerdere documenten klaar waarvan het documenttype al vaststaat? Dan kunt u ze in één keer versturen. U ziet eerst een bevestiging met de volledige lijst; daarna gaan ze één voor één naar het dossier en ziet u per document of het gelukt is.

Lukt het versturen niet?

Dan blijft het document op het overzicht staan en leest u op de regel zelf wat er misging en wat u kunt doen. Soms is opnieuw proberen genoeg; soms kunt u het document beter kopiëren of downloaden en handmatig in het dossier plaatsen.

Het documenttype kiezen

Het documenttype bepaalt waar een document in het dossier van Planningsagenda terechtkomt. De documenttypen komen uit Planningsagenda zelf; ProceLexa haalt die lijst op en laat hem op het overzicht zien.

ProceLexa doet een voorstel, u beslist

Op elke regel staat onder welk documenttype het document wordt vastgelegd. Bent u het daar niet mee eens, wijzig het type dan voordat u verstuurt: u krijgt dan de hele lijst te zien, met bij elk voorstel de reden erbij. Uw keuze wordt onthouden voor documenten die op dezelfde manier zijn opgesteld — met hetzelfde sjabloon.

Wat betekent “medisch”?

In Planningsagenda kan een documenttype als medisch gemarkeerd zijn. Een document met een medisch gemarkeerd documenttype kan in Planningsagenda alleen worden geopend door gebruikers met een rol die het medische deel van het dossier mag inzien. Op het overzicht ziet u die markering terug bij het gekozen type. Bij de UWV-formulieren die ProceLexa kent, let het daarop. Voor UWV Medische informatie (WIA) — het ingevulde formulier én het verslag ervan — vraagt ProceLexa u te bevestigen zodra u een type kiest dat niet als medisch is gemarkeerd. Bij de andere UWV-formulieren kiest ProceLexa nooit zelf een type dat wél als medisch is gemarkeerd, maar legt het de keuze bij u. Bij alle overige documenten beoordeelt ProceLexa de inhoud niet: u kiest zelf een type dat past bij wat u vastlegt. Wie welk document mag openen, bepaalt Planningsagenda, niet ProceLexa.

Geen documenttype beschikbaar

Zijn er in Planningsagenda nog geen documenttypen ingesteld, of lukt het ophalen even niet? Dan kunt u het document als algemeen document versturen. ProceLexa stuurt het dan zonder een documenttype dat u heeft gekozen; waar het in het dossier terechtkomt, bepaalt Planningsagenda. Controleer daarna of het document op de juiste plek staat.

Na het versturen

Zodra een document in het dossier staat, is het werk overgedragen aan Planningsagenda. Wat u daarna nog kunt doen, gebeurt dus grotendeels dáár.

Versturen kunt u hier niet ongedaan maken

ProceLexa kan een verstuurd document niet terughalen of verwijderen. Wilt u het aanpassen of weghalen, doe dat dan in Planningsagenda zelf. Daarom noemt ProceLexa vóór het versturen altijd om welk document het gaat.

Een bijgewerkte versie versturen

Heeft u een document na het versturen nog gewijzigd? Dan meldt de regel dat, en kunt u de bijgewerkte versie alsnog versturen. ProceLexa stuurt die als een nieuw document: de eerder verstuurde versie blijft in het dossier staan en Planningsagenda toont er dan twee.

Hulp en meer lezen

Komt u er niet uit, of ziet u iets wat niet klopt? Mail contact@procelexa.nl. Gaat het om een dossier, een documenttype of een document dat in Planningsagenda op de verkeerde plek staat, neem dan contact op met uw beheerder in Planningsagenda — die beheert de dossiers en de documenttypen.

Gerelateerde pagina's